„Nie ma nic cenniejszego niż jasność w komunikacji — to fundament wszelkich relacji.” – Tony Jeary

Po ich zakończeniu stajemy przed ogromnym wyzwaniem. Musimy zapewnić, że każdy uczestnik naprawdę identyfikuje się z podjętymi decyzjami. Wcześniej przechodzimy przez konstruktorową dyskusję. Wtedy otwarcie wypowiadamy wszelkie wątpliwości dotyczące tematu. Aby to osiągnąć, klarowność w komunikacji stanowi absolutną podstawę już od pierwszej minuty.

Zespoły opanują sztukę „nie zgadzaj się, ale zaangażuj się”. Wciąż jednak napotykają trudności w realizacji podjętych zobowiązań.

Dlaczego klarowność w komunikacji decyduje o sukcesie spotkań?

Wiele zespołów nie osiąga pełnej zgody co do ustaleń. Zaangażowanie pojawia się tylko wtedy, gdy każdy zna postanowienia i dokładnie wie, do czego się zobowiązuje. Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi efektywności spotkań, precyzyjne domykanie ustaleń skutecznie chroni przed chaosem operacyjnym.

Na szczęście jedna prosta technika pomaga uniknąć tego wyzwania. Nazwałem ją eliminowaniem rozbieżności.

Jak wdrożyć klarowność w komunikacji przez eliminowanie rozbieżności?

• 5 minut przed końcem spotkania lider lub moderator zadaje pytanie: „Jaką dokładnie decyzję dzisiaj podjęliśmy?”.
• Następnie moderator zapisuje na tablicy wersję, którą grupa uważa za wspólną decyzję.
• Członkowie zespołu analizują zapis. Wszyscy sprawdzają, czy treść w pełni zgadza się z ich oczekiwaniami.
• Jeśli widzimy rozbieżności, wracamy do dyskusji. Rozmawiamy tak długo, aż każdy rozumie decyzję i plan jej realizacji. To buduje nasze realne zaangażowanie.

Czy wykorzystacie tę technikę na swoich kolejnych spotkaniach?

A może macie własne, skuteczne metody? Podzielcie się nimi, aby członkowie zespołu zawsze tak samo rozumieli podjęte ustalenia.

Dajcie znać w komentarzu!

Pięknego dnia
Kasia Chmura

Katarzyna Chmura
IT Project Manager | Delivery Lead | PMP® | Trenerka mentalna
Neuroleadership w praktyce. Stabilizuję procesy i eliminuję szum informacyjny w zespołach IT.